Obieg i Archiwizacja Dokumentów. Archiwum zakładowe

OBIEG I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW. ARCHIWUM ZAKŁADOWE

Celem szkolenia jest rozwinięcie umiejętności praktycznych oraz aktualizacja wiedzy w zakresie właściwego postępowania z dokumentami, organizowania lub nadzorowania właściwego ich obiegu i archiwizowania, a także prowadzenia archiwum zakładowego/składnicy akt.

Szkolenie skierowane jest do:

• pracowników odpowiedzialnych za funkcjonowanie archiwum zakładowego/składnicy akt,
• pracowników komórek organizacyjnych prowadzących i zdających dokumentację.

PROGRAM SZKOLENIA

I. Przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
2) Przepisy wykonawcze do Ustawy.
3) Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
4) Normatywy kancelaryjno-archiwalne Aktotwórcy.

II. Dokumentacja i jej rodzaje
1) Definicja dokumentu.
2) Podstawowe obowiązki aktotwórców.
3) Rodzaje dokumentacji.

III. Obieg dokumentacji w podmiocie
1) System kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych.
2) Rejestracja przesyłek i ich rodzaje.
3) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – budowa i stosowanie.
4) Rejestracja spraw - znak sprawy, teczka rzeczowa, dokumentacja tworząca i nie tworząca spraw.
5) Spis spraw – kiedy i dla jakiej dokumentacji się go prowadzi.
6) Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów.

IV. Archiwizacja dokumentów
1) Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych.
2) Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego:
a) uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji;
b) opisanie jednostek archiwalnych;
c) sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji.
3) Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych).

V. Funkcjonowanie archiwum zakładowego
1) Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego.
2) Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji.
3) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.
4) Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego.
5) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania.
6) Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie.
7) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
8) Sprawozdawczość archiwum zakładowego.

VI. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji/likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych.

W ramach szkolenia zapewniamy: Materiały szkoleniowe i piśmiennicze, przerwy kawowe, catering, wykwalifikowaną kadrę trenerską. Każdy uczestnik szkolenia otrzyma imienny certyfikat ukończenia szkolenia. Istnieje możliwość organizacji szkolenia dedykowanego, według Państwa zapotrzebowania w miejscu i czasie wskazanym przez Państwa. W razie zainteresowania ofertą indywidualną, prosimy o kontakt.

Organizator zastrzega możliwość zmiany niniejszego programu szkolenia w przypadku zmiany przepisów. Organizator zastrzega prawo odwołania szkolenia w przypadku nie zabrania się grupy minimalnej.

Dysponujemy wykwalifikowaną kadrą trenerską, posiadającą doświadczenie i kwalifikacje zawodowe do realizacji projektów szkoleniowych z różnorodnych zakresów. Ponadto wspieramy w organizacji szkoleń, eventów, konferencji, pomagamy w rekrutacji kadr, identyfikujemy możliwości pozyskania środków zewnętrznych.