Instrukcja wystawiania certyfikatów
Ważne zasady!
- Certyfikaty z KFS muszą obejmować zakres całości szkolenia tj. „Uczestniczyła w dniach DD.MM – DD.MM.RRRR…”
- Jeśli szkolenie trwało np. 3 dni po 8 godzin to ilość godzin szkolenia na certyfikacie wynosi 24!
- Numery certyfikatów nie mogą się powtarzać!
- Certyfikaty ze szkoleń wideo wystawiamy po otrzymaniu informacji o wystawionej fakturze i dołączamy je do dostępu!
Etap 0 – Określenie jednostki
Na początku należy ustalić, dla jakiej jednostki przygotowywane są certyfikaty:
- NPDN
- Instytut
- SEB-TEAM
- KPCR
Ważne zasady dla NPDN
- Tylko NPDN wymaga daty i miejsca urodzenia.
- Tylko przy komplecie tych danych można zostawić informację MEN na certyfikacie.
- Jeśli brakuje daty lub miejsca urodzenia – usuń informację MEN z certyfikatu.
Krok 1 – Lokalizacja właściwego folderu
HANDEL → SZKOLENIA 2026 → REJESTR CERTYFIKATY 2026 → [JEDNOSTKA] → [MIESIĄC] → [SZKOLENIE]
Krok 2 – Przygotowanie pliku Excel
W folderze docelowym utwórz plik Excel.
Dane wklej z listy obecności lub z pliku otrzymanego ze szkoły.
Jeżeli danych brakuje – kontakt z działem handlowym.
Struktura tabeli – SEB-TEAM / INSTYTUT / KPCR
| IMIĘ I NAZWISKO |
CERTYFIKAT |
Struktura tabeli – NPDN
| IMIĘ I NAZWISKO |
DATA UR |
DATA URODZENIA |
MIEJSCE URODZENIA |
CERTYFIKAT |
Nazwy pól muszą być dokładnie takie jak powyżej.
Pole DATA UR – formuła
=TEKST(KOMÓRKA_Z_DATĄ_URODZENIA;”DD.MM.RRRR”)
Przykład:
=TEKST(F2;”DD.MM.RRRR”)
Numer certyfikatu – zasada budowy
RR/MM/SKRÓT SZKOLENIA + SKRÓT MIEJSCA/LP np. 26/01/NRDSZT/1 – 2026.01, Neurodydaktyka, Sztum
- RR – rok
- MM – miesiąc
- LP – liczba porządkowa uczestnika
Krok 3 – Zapisanie tabeli
Zapisz plik Excel w folderze szkolenia.
Krok 4 – Przygotowanie pliku Word certyfikatu
Uzupełnij w szablonie:
- daty (2 miejsca)
- nazwę szkolenia (zgodnie ze zgłoszeniem)
- liczbę godzin
- inne wymagane dane
Krok 5 – Import danych do Word
Korespondencja → Wybierz adresatów → Użyj istniejącej listy → wybierz plik Excel
Krok 6 – Podgląd danych
Włącz podgląd wyników i sprawdź poprawność danych.
Krok 7 – Scalanie dokumentu
Zakończ i scal → Wszystko
Krok 8 – Kontrola językowa
- Pan / Pani
- Urodzony / Urodzona
- Uczestniczył / Uczestniczyła
Krok 9 – Zapis pojedynczych certyfikatów do PDF
- Zaznacz imię i nazwisko → CTRL + C
- Plik → Eksportuj → Utwórz dokument PDF
- W nazwie pliku wklej imię i nazwisko → CTRL + V
- Opcje → Bieżąca strona → Publikuj
Wszystkie pojedyncze certyfikaty zapisuj w folderze: Certyfikaty
Krok 10 – Zapis pliku scalonego
Po zapisaniu wszystkich pojedynczych certyfikatów zapisz plik: SCALONE
Krok 11 – Zapis pliku certyfikatu
Zapisz plik Word z certyfikatem.
Krok 12 – Poinformuj osobę zlecającą o wystawieniu certyfikatów
